Ведение бухгалтерского учета в общественном питании

Если вы владелец кафе, ресторана, бара, столовой или любого другого заведения общественного питания в Беларуси - вы наверняка сталкивались с тем, насколько непросто вести бухгалтерский учет в общественном питании. В данной сфере деятельности есть масса нюансов: от учета сырья и полуфабрикатов до списания остатков, от калькуляции блюд до работы с онлайн-кассами и НДС.

Наша компания «БухАктив Бизнеса» уже много лет помогает предприятиям общепита в Беларуси организовывать и вести бухгалтерский учет на предприятиях общественного питания правильно, прозрачно и в полном соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Почему бухучет в общепите - это особая зона ответственности?

Особенности бухгалтерского учета в общественном питании обусловлены самой спецификой бизнеса. У вас нет готовой продукции на складе - вы производите блюда «здесь и сейчас». При этом:

• Сырье постоянно перерабатывается;
• Есть значительные потери при хранении и приготовлении;
• Необходимо точно рассчитывать себестоимость каждого блюда;
• Требуется строгий контроль за остатками и списаниями;
• Ведется учет по нескольким направлениям одновременно: закупка, хранение, производство, реализация.

Всё это делает бухгалтерский учет производство в общественном питании особенно сложным и требующим глубокого понимания как бухгалтерии, так и самой кухонной логистики.

Что регулирует законодательство Беларуси?

В Республике Беларусь деятельность предприятий общественного питания регулируется рядом нормативных актов:

• Налоговый кодекс Республики Беларусь - определяет порядок уплаты налогов (в том числе НДС, подоходного налога, единого налога и др.);
• Положение о бухгалтерском учете и отчетности - устанавливает общие правила ведения учета;
• Закон Республики Беларусь от 8 января 2014 г. № 128-З «О государственном регулировании торговли и общественного питания»: Устанавливает общие принципы и правила деятельности в сфере торговли и общественного питания. В него вносились изменения для приведения в соответствие с текущей практикой и международными требованиями
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 22 июля 2014 г. № 703: Содержит «Правила продажи отдельных видов товаров и осуществления общественного питания», а также устанавливает порядок разработки и утверждения ассортиментных перечней.
• Постановление Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 6 октября 2016 г. № 32: Утверждает инструкцию о порядке классификации объектов общественного питания по типам (ресторан, кафе, бар, столовая и т.д.) и классам (люкс, высший, первый, второй, третий), устанавливает критерии их отнесения к определенным классам.
• Закон Республики Беларусь от 14 октября 2022 г. № 213-З «О лицензировании»: Регулирует вопросы получения лицензий, необходимых для ведения отдельных видов деятельности, включая общественное питание. 
• Сборники технологических карт, утверждённые Министерством торговли (ныне МАРТ), определяют стандарты приготовления различных блюд и изделий.
• Нормативные документы, регулирующие административные процедуры в сфере торговли и общественного питания, утверждаемые профильными министерствами.
• И другие.

Нарушение этих требований может привести не только к штрафам, но и к приостановке деятельности. Поэтому организация бухгалтерского учета в общественном питании должна быть продуманной и профессиональной с самого начала.

Основные этапы бухгалтерского учета в общепите

Основные этапы бухгалтерского учета в общепите Беларуси включают: прием и оприходование сырья, его перемещение на кухню, переработку и производство блюд, учет готовой продукции, калькуляцию себестоимости, списание потерь и отчетность о реализации. Весь процесс делится на сбор первичных данных, обработку и систематизацию, а также формирование финансовой отчетности и её анализ для принятия управленческих решений. 

Этапы учета сырья и продукции

• Закупка и оприходование: Оформление приходных документов (например, ТТН, накладных) на сырье и продукты от поставщиков.
• Перемещение и списание: Учет внутреннего перемещения сырья на кухню, передача его в производство по соответствующим документам (например, актам внутренней передачи или раздатчикам).
• Переработка и калькуляция: Списание сырья и учет затрат на производство блюд по технологическим картам. Особенности учета включают списание сырья по массе до обработки (брутто) и учет полуфабрикатов по массе нетто.
• Учет готовой продукции: Оприходование готовых блюд и их реализация конечному потребителю с оформлением актов реализации и кассовых документов.
• Списание потерь: Учет естественной убыли, брака и отходов, что является важной частью контроля за себестоимостью. 

Этапы обработки данных и отчетности

• Систематизация данных: Обработка первичных документов, занесение информации о движении средств и товаров в регистры бухгалтерского учета.
• Формирование отчетности: Подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с законодательством Республики Беларусь, включая финансовые отчеты и товарные отчеты материально ответственных лиц.
• Анализ и контроль: Проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности, калькуляция себестоимости, инвентаризация и контроль за ценообразованием для принятия управленческих решений. Для реализации управленческих задач в общественном питании сейчас на рынке Беларуси подойдут как специализированные ресторанные CRM-системы, так и универсальные программы с соответствующим функционалом. 
• Специализированные CRM-системы для общепита:
  • iiko: Комплексное решение для ресторанов, кафе и баров, направленное на повышение лояльности клиентов, рост продаж и среднего чека.
  • r_keeper: Система для автоматизации ресторанного бизнеса, включающая различные модули для управления заведением.
  • Saby Presto (СБИС Престо): CRM-система, предназначенная для работы с клиентами ресторанов и кафе, управления лояльностью и анализа данных.
  • YUMA: Экосистема для автоматизации ресторанного бизнеса, включающая CRM-функционал.
  • Quick Resto: Решение для автоматизации кафе и ресторанов.
  • Restik: Сервис для небольших заведений, таких как кафе, кофейни, бары и фастфуды. 
• Универсальные системы и другие решения
  • МигСофт: Общепит государственного учреждения 8: Продукт для бюджетных организаций, соответствующий законодательству РБ и обеспечивающий полный учет продуктов и отчетность.
  • Caffesta: Облачная программа для кафе и магазинов, позволяющая автоматизировать заказы, вести учет и получать отчеты в реальном времени.
  • Guscom: Кассовая система с возможностью управления персоналом, складом, бухгалтерией и интеграцией с бухгалтерскими программами.
  • Bitrix24: Универсальная CRM-система, которую можно адаптировать для нужд общепита, например, для ведения клиентской базы и заказов.
  • МойСклад: Онлайн-система учета, которая может быть полезна для владельцев онлайн-бизнесов, в том числе связанных с доставкой еды.
  • 1С Предприятие: На базе этой платформы существуют различные решения, включая конфигурацию "Розница", которые могут использоваться для автоматизации учета в общепите. 

При выборе системы следует учитывать размер заведения, его специфику (например, наличие доставки, государственное учреждение) и необходимость интеграции с другими программами, такими как бухгалтерские системы или государственные порталы. 

Типичные ошибки владельцев общепита

Типичные ошибки владельцев общепита в РБ включают финансовую неграмотность (неправильное планирование и отсутствие учета), ошибки при выборе локации и планировании пространства, пренебрежение маркетингом и конкурентами, а также неверный подход к персоналу, меню и качеству продуктов. Частыми проблемами являются также игнорирование обратной связи от клиентов и несоблюдение санитарных норм. 

Финансовые ошибки

• Неправильное финансовое планирование: Недооценка стартовых и текущих расходов, а также отсутствие должного учета.
• Игнорирование наценки: Отсутствие продуманной ценовой политики, которая учитывает все затраты.
• «Слепая» экономия: Чрезмерная экономия на продуктах и качестве в ущерб себестоимости и привлекательности блюд.
• Слишком большое меню: Расширенное меню увеличивает издержки на закупки и хранение, а также может привести к снижению качества. 

Многие предприниматели пытаются вести бухучет общественное питание самостоятельно или нанимают «универсального» бухгалтера без опыта в этой сфере. В результате:

• Неправильно рассчитана себестоимость блюд - убытки растут, а вы не понимаете почему;
• Нарушены нормы списания - при проверке доначисляют налоги и штрафы;
• Не ведется раздельный учет - теряются льготы по налогообложению;
• Документы оформлены с ошибками - банк может заблокировать счет.

Эти ошибки дорого обходятся - как в прямом, так и в переносном смысле.

Организационные ошибки

• Неправильный выбор места: Открытие заведения в зоне низкой проходимости.
• Неудобная организация рабочего пространства: Нерациональное расположение оборудования и рабочих мест для персонала, что замедляет процессы.
• Недостаточное внимание к персоналу: Отсутствие должного обучения, мотивации и контроля, а также наем родственников без необходимой квалификации.
• Несогласованная работа персонала: Конфликты между кухней и залом, приводящие к задержкам и ошибкам.
• Отсутствие CRM-системы: Невозможность отслеживать и анализировать данные о клиентах, что мешает персонализации и развитию бизнеса. Это одна из очень серьезных ошибок.

Ошибки в обслуживании и качестве

• Низкое качество обслуживания: Незнание меню персоналом, грубость, медлительность и отсутствие клиентоориентированного подхода.
• Несоблюдение санитарных норм: Игнорирование правил гигиены, плохая уборка и неправильное хранение продуктов, что может привести к штрафам и жалобам.
• Невнимательность к деталям: Неспособность учесть просьбы клиента, например, заменить или исправить блюдо, приготовленное с ошибками. 

Как мы помогаем предприятиям общепита в Беларуси

Компания «БухАктив Бизнеса» специализируется именно на бухгалтерском учете в общественном питании. Мы становимся вашим надежным партнером в финансовой устойчивости бизнеса.

Что мы делаем:

• Организуем бухгалтерский учет с нуля - подберем нужные формы документов, настроим учетную политику, обучим персонал.
• Ведем полный бухгалтерский и налоговый учет - от закупок до отчетности.
• Помогаем с калькуляцией блюд - рассчитаем себестоимость, предложим оптимизацию.
• Консультируем по вопросам налогообложения - подберем выгодную систему налогообложения (ОСН, УСН и др.).
• Сопровождаем при проверках - подготовим все документы и представим ваши интересы.
• Работаем с онлайн-кассами и CRM системами учета - 1С:Бухгалтерия и др.

Мы знаем особенности бухгалтерского учета в общественном питании изнутри - потому что работаем только с профильными предприятиями. Наши специалисты регулярно проходят обучение, следят за изменениями в законодательстве и применяют лучшие практики.

Почему стоит довериться именно нам?

• Опыт: более 10 лет работы с кафе, ресторанами, фуд-кортами по всей Беларуси.
• Индивидуальный подход: у каждого заведения свои особенности - мы не используем шаблоны «под копирку».
• Прозрачность: вы всегда знаете, за что платите и что получаете.
• Экономия: наши услуги стоят дешевле, чем содержание штатного бухгалтера, а качество - выше.
• Спокойствие: вы сосредотачиваетесь на клиенте и кухне, а мы - на цифрах и отчетах.

Бухгалтерский учет в общепите - это не просто формальность для налоговой. Это инструмент управления, который позволяет:

• Контролировать рентабельность;
• Избегать потерь и хищений;
• Принимать обоснованные решения;
• Развивать бизнес без рисков.

Если вы хотите, чтобы ваше заведение работало стабильно, прибыльно и без проблем с контролирующими органами - доверьте бухгалтерский учет на предприятиях общественного питания профессионалам.

Компания «БухАктив Бизнеса» ваш надежный партнер в мире цифр, норм и отчетов. Мы знаем, как сделать так, чтобы бухгалтерия работала на вас, а не против вас.

Свяжитесь с нами уже сегодня и получите бесплатную консультацию по организации бухгалтерского учета в вашем заведении.

Работаем по всей Республике Беларусь: Минск, Гомель, Брест, Витебск, Могилев, Гродно и другие города.

Часто задаваемые вопросы